mmamangilo

Icon

Just another WordPress.com site

Pengenbangan Sistem Informasi Secara Outsourcing Dan Insourcing PDF


salah satu komponen bisnis dengan perkembangan yang sangat pesat. Selain itu, teknologi informasi juga merupakan sumberdaya bisnis yang sangat vital bagi perusahaan sehingga harus dikelola dengan sangat baik karena dapat menentukan keberhasilan atau malah menyebabkan kegagalan dalam penerapan strategi bisnis suatu perusahaan. Oleh sebab itu, pengelolaan Sistem Informasi (SI) dan Teknologi Informasi (TI) yang mendukung prosesbisnis perusahaan menjadi tantangan tersendiri, baik bagi manajer bisnis dan TI maupun kalangan profesional.

Salah satu cara yang kini populer diterapkan untuk mengelola fungsi SI dan TI perusahaan adalah dengan mengadopsi sistem outsourcing. Sebelum tahun 1980, perusahaan cenderung untuk merencanakan, mengembangkan, mengoperasikan dan memelihara sistem informasinya sendiri. Namun, tren ini mulai berubah sejak beberapa perusahaan di negara-negara maju menyadari bahwa mereka harus lebih fokus dalam menjalankan bisnis utamanya dan menyerahkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan TI, seperti pemrograman software, kegiatan operasional harian, pemeliharaan, dan lain-lain kepada perusahaan TI profesional. Outsourcing tampaknya semakin diminati oleh sebagian besar perusahaan mengingat sering tidak jelasnya prospek dunia usaha yang ditandai dengan perubahan yang sangat cepat baik dari sisi demand, pasar maupun teknologi.

Di samping outsourcing dikenal pula istilah insourcing. Secara terminologi insourcing memiliki arti yang berlawanan dengan outsourcing. Ketika suatu organisasi mendelegasikan pekerjaannya ke entitas lainnya, yang bersifat internal namun bukan bagian dari organisasi, inilah yang disebut dengan insourcing. Entitas internal tersebut biasanya memiliki tim khusus yang mahir menyediakan layanan yang dibutuhkan. Perusahaan kadang-kadang memilih untuk melakukan insourcing karena memungkinkan mereka untuk melakukan pengawasan yang lebih baik daripada jika mereka memilih outsourcing.

Dalam makalah ini akan dijelaskan beberapa alasan mengapa perusahaan lebih memilih melakukan outsourcing dalam pengembangan maupun penerapan SI dan TI di perusahaannya. Selain itu, akan dijelaskan pula apa saja keuntungan dan kelemahan dari pengelolaan SI dan TI dengan menggunakan strategi outsourcing maupun insourcing.

MENGAPA OUTSOURCING ?
Definisi

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) dalam bukunya “Introduction to Information Systems”, istilah outsourcing dalam arti luas adalah pembelian sejumlah barang atau jasa yang semula dapat dipenuhi oleh internal perusahaan tetapi sekarang dengan memanfaatkan mitra perusahaan sebagai pihak ketiga. Dalam kaitannya dengan TI, outsorcing digunakan untuk menjangkau fungsi TI secara luas dengan mengontrak penyedia layangan eksternal.

Outsourcing TI juga dapat diterjemahkan dengan penyediaan tenaga ahli yang profesional di bidang TI untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja perusahaan. Hal ini dikarenakan sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga TI yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala TI maupun operasional kantor sehari-hari (www.midas-solusi.com). Jadi, outsourcing adalah pemberian sebagian pekerjaan yang tidak bersifat rutin (temporer) dan bukan inti perkerjaan di sebuah organisasi/perusahaan ke pihak lain atau pihak ketiga.
Alasan Perusahaan Melakukan Outsourcing

Menurut Rahardjo (2006), outsourcing sudah tidak dapat dihindari lagi oleh perusahaan. Berbagai manfaat dapat dipetik dari melakukan outsourcing, seperti penghematan biaya (cost saving), perusahaan bisa memfokuskan diri pada kegiatan utamanya (core business), dan akses pada sumber daya (resources) yang tidak dimiliki oleh perusahaan. Alasan yang sama juga dikemukakan dalam http://www.outsource2india.com dimana kebanyakan organisasi memilih outsourcing karena mendapatkan keuntungan dari biaya rendah (lower costs) dan layanan berkualitas tinggi (high-quality services). Selain itu, outsourcing juga dapat membantu organisasi dalam memanfaatkan penggunaan sumber daya, waktu dan infrastruktur mereka dengan lebih baik. Outsourcing juga memungkinkan organisasi untuk mengakses modal intelektual, berfokus pada kompetensi inti, mempersingkat waktu siklus pengiriman dan mengurangi biaya secara signifikan. Dengan demikian, organisasi akan merasa outsourcing merupakan strategi bisnis yang efektif untuk membantu meningkatkan bisnis mereka.

Dalam outsourcing, outsourcer dan mitra outsourcing-nya memiliki hubungan yang lebih besar jika dibandingkan dengan hubungan antara pembeli dan penjual. Hal ini dikarenakan outsourcer mempercayakan informasi penting perusahaan kepada mitra outsourcing-nya. Salah satu kunci kesuksesan dari outsource adalah kesepakatan untuk membuat hubungan jangka panjang (long term relationship) tidak hanya kepada proyek jangka dekat. Alasannya sangat sederhana, yaitu outsourcer harus memahami proses bisnis dari perusahaan. Perusahaan juga akan menjadi sedikit tergantung kepada outsourcer (Rahardjo, 2006). Saat ini, outsourcing tidak lagi terbatas pada outsourcing layanan TI tetapi juga sudah merambah ke bidang jasa keuangan, jasa rekayasa, jasa kreatif, layanan entry data dan masih banyak lagi.
Keuntungan Dan Kelemahan Dari Outsourcing

Menurut Pasaribu (2010), Hal-hal yang menjadi pertimbangan perusahaan dalam memilih outsourcing adalah: harga, reputasi yang baik dari pihak provider outsourcing, tenaga kerja yang dimiliki oleh pihak provider outsourcing, pengetahuan pihak provider mengenai bentuk dari kegiatan bisnis perusahaan, pengalaman pihak provider outsource, eksistensinya, dan lain-lain.

Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing antara lain:

1. Biaya menjadi lebih murah karena perusahaan tidak perlu membangun sendiri fasilitas SI dan TI.
2. Memiliki akses ke jaringan para ahli dan profesional dalam bidang SI/TI.
3. Perusahaan dapat mengkonsentrasikan diri dalam menjalankan dan mengembangkan bisnis intinya, karena bisnis non-inti telah didelegasikan pengerjaannya melalui outsourcing.
4. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian dari perusahaan outsource dalam mengembangkan produk yang diinginkan perusahaan.
5. Mempersingkat waktu proses karena beberapa outsourcer dapat dipilih sekaligus untuk saling bekerja sama menyediakan layanan yang dibutuhkan perusahaan.
6. Fleksibel dalam merespon perubahan SI yang cepat sehingga perubahan arsitektur SI berikut sumberdayanya lebih mudah dilakukan karena perusahaan outsource SI pasti memiliki pekerja TI yang kompeten dan memiliki skill yang tinggi, serta penerapan teknologi terbaru dapat menjadi competitive advantage bagi perusahaan outsource.
7. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.

Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan SI dan TI dengan sistem outsourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:

1. Kehilangan kendali terhadap SI dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data dan informasi perusahaan ke pesaing.
2. Adanya perbedaan kompensasi dan manfaat antara tenaga kerja internal dengan tenaga kerja outsourcing.
3. Mengurangi keunggulan kompetitif perusahaan karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakan semua kebutuhan perusahaan karena harus memikirkan klien lainnya juga.
4. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari 3 tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas seandainya kebutuhan bisnis berubah atau perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga, maka perusahaan harus merundingkan kembali kontraknya dengan pihak outsourcer.
5. Ketergantungan dengan perusahaan pengembang SI akan terbentuk karena perusahaan kurang memahami SI/TI yang dikembangkan pihak outsourcer sehingga sulit untuk mengembangkan atau melakukan inovasi secara internal di masa mendatang.

MENGAPA INSOURCING ?
Definisi

Insourcing adalah mengoptimalkan karyawan dalam perusahaan untuk dipekerjakan di luar perusahaan berdasarkan kompetensi dan minat karyawan itu sendiri dan difasilitasi oleh perusahaannya. Insourcing bisa dalam bentuk bekerja di luar perusahaan secara fulltime, fifty-fifty atau temporary. Kompensasi yang diterima juga mengikuti pola tersebut. Artinya mereka akan dibayar secara penuh oleh perusahaan yang menggunakannya, atau sharing dengan perusahaan asalnya atau perusahaan asal hanya menanggung selisih gaji (Zilmahram, 2009). Insourcing juga dapat didefinisikan sebagai transfer pekerjaan dari satu organisasi ke organisasi lain yang terdapat di dalam negara yang sama. Selain itu, Insourcing dapat pula diartikan dengan suatu organisasi yang membangun fasilitas atau sentra bisnis baru yang mengkhususkan diri pada layanan atau produk tertentu (en.wikipedia.org). Dalam kaitannya dengan TI, Insourcing atau Contracting merupakan delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam suatu perusahaan.
Alasan Perusahaan Melakukan Insourcing

Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan meng-outsourcing-nya (www.outsource2india.com). Sedangkan menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:

1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.

Keuntungan Dan Kelemahan Dari Insourcing

Adapun beberapa keuntungan dari pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing antara lain:

1. Perusahaan memiliki kendali yang besar terhadap SI/TI-nya sendiri.
2. Mengurangi biaya tenaga kerja karena biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya yang dikeluarkan untuk pekerja outsource.
3. Menyalurkan pemanfaatan kompetensi perusahaan secara optimal.
4. Memiliki kemampuan untuk melihat keseluruhan proses pengembangan SI.
5. Sistem Informasi yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
6. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap SI karena proses pengembangannya dilakukan oleh internal perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah dalam mengintegrasikan SI yang dikembangkan oleh perusahaan dengan sistem yang sudah ada.
8. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan aksesnya (security acces).
9. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage) perusahaan dibandingkan pesaing.

Selain keuntungan-keuntungan di atas, pengelolaan SI dan TI dengan sistem insourcing juga memiliki kelemahan, diantaranya:

1. Membutuhkan investasi yang tinggi karena biaya pembuatan sistem harganya sangat mahal.
2. Pengembangan SI dapat memakan waktu yang lama karena harus merancangnya dari awal.
3. Adanya communication gap antara IT Specialist dan user.
4. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan users sehingga menyulitkan spesialis TI dalam memahaminya dan seringkali hal ini menyebabkan SI yang dibuat kurang memenuhi kebutuhan user.
5. Adanya resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan jika terjadi masalah atau kesalahan dalam pendefinisian kebutuhan data dan informasi.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang SI/TI yang kompeten dan memiliki skill yang memadai dapat menyebabkan kesalahan/resiko yang harus ditanggung sendiri oleh perusahaan.
7. Perusahaan belum tentu mampu melakukan adaptasi dengan perkembangan TI yang sangat pesat sehingga ada peluang teknologi yang digunakan kurang up to date.

KESIMPULAN

Untuk menentukan strategi mana yang akan digunakan dalam suatu perusahaan, sangat tergantung dari situasi yang ada. Tentu saja dengan mempertimbangkan pula keunggulan dan kelemahan serta manfaat dan resiko yang mungkin dialami oleh perusahaan. Misalnya: outsourcing dapat dijadikan pilihan jika dibutuhkan waktu yang cepat dalam pengembangan aplikasi atau jika perusahaan memiliki sejumlah proses bisnis non-inti yang memerlukan banyak waktu, usaha, dan sumberdaya untuk dilaksanakan. Outsourcing dalam hal ini, akan membantu menghemat waktu, usaha, tenaga kerja dan juga akan membantu pengiriman yang lebih cepat untuk pelanggan perusahaan. Sebaliknya, insourcing lebih tepat untuk dipilih jika suatu aplikasi merupakan inti bisnis perusahaan atau jika telah ada suatu divisi khusus dalam perusahaan yang ahli dalam suatu bidang tertentu. Hal ini akan dapat menghemat biaya dan perusahaan memiliki kontrol yang lebih baik atas pekerjaan yang dilakukan.

Perusahaan tidak harus memilih outsourcing atas insourcing atau sebaliknya. Suatu perusahaan dapat melakukan outsource dan insource pada saat yang sama. Dengan outsourcing dan insourcing secara bersamaan, maka perusahaan akan dapat memiliki apa yang terbaik dari yang ditawarkan kedua strategi di atas dan bisnis akan mendapatkan keuntungan kompetitif.

Download

Filed under: Uncategorized

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: